Sådan laver du en god to-do liste

to-do-liste.png

For at lave den gode to-do liste, er der en vigtigt ting at huske:

Du kan IKKE nå alt !

– og det skal du heller ikke !

En erkendelse som har taget mig masser af år at nå til…. desværre…

En af de vigtigste ting ved en to-do liste for mig er:

Tøm hovedet

Når din to-do liste er i dit hoved og/eller på løse papirer rundt omkring, bruger din hjerne masser af energi på at huske på alt det du skal huske !

Konsekvensen er, at du hurtigt mister overblikket og bliver stresset. Og det værste er, at DU har startet en glidebane hvor det kun kan blive værre og værre.

Jo mere du skal huske – jo flere ting du glemmer – som pludselig dukker op og skal laves HER OG NU – og ALTID når du IKKE har tid til det ! Det er stressende på sigt !

Min vej til den gode to-do liste er forholdsvis simpel.

Du kan ikke huske alt, så hver gang min hjerne registerer en opgave, så skriver jeg det på min to-do liste.

Prioritering

Med jævne mellemrum vælger jeg hvad der er vigtigt her og nu. – og prioriter disse opgaverne på en “her-og-nu” – to-do liste med max 3-5 opgaver.

Resten af opgaverne er “parkeret” indtil jeg igen kigger på min “brutto” to-do liste.

Et par små fif

Rent praktisk bruger jeg min mobiltelefon til min “to-do-liste”, den er altid lige ved hånden og nem at holde opdateret. – Det gør, at jeg ikke skal huske alt, for det kan jeg ikke…… nu vil du sikkert drille mig med at jeg er ved at være gammel…. +40 og alt der der…..

Det smarte ved mange mobiltelefoner er, at du kan indsætte påmindelser som f.eks. dato/tid /sted. Det er vældig praktisk – især hvis det du skal huske er at købe søm næste gang du kører forbi byggemarkedet. “Bling” så får du besked – når du nærmer dig byggemarkedet – det er da smart !

Der er masser af apps til at hjælpe – personligt bruger jeg “påmindelser” på min telefon (den er gratis – og det er jo noget en vestjyde som mig kan li…..)

Jeg har fundet ud af at, jeg er ikke god til det med korte noter…. (….Jeg glemmer hvad det betyder – ja ja jeg ved det godt +40 og alz-demens eller hvad det nu hedder er godt på vej….), derfor skriver jeg ikke “Husk møde” – men istedet lidt mere i det en skolelærer (….hvis jeg husker rigtigt fra min skoletid….) vil kalde bydeform f.eks. “Aftal møde med Hr. X ang. opgave ABC” eller “Bestil tid til lille service hos mekanikeren”

Nogle vil måske sige at jeg “hundser” med mig selv……. men det virker for mig…… og jeg skal åbenbart hundses lidt med for at tingene sker –  bare spørg min kone !

(……Meget skal man høre for, bare fordi det tog 7 år at sætte et par hylder op i et skab……)

Derudover har jeg delt min to-do liste op i nogle “under-lister”som f.eks. – indkøb – ting der skal gøres på huset – fritidsaktiviteter – ønskeseddel – arbejde (den holder jeg kun på min arbejdsmobil – og den er koblet på “opgaver” i min outlook)

(…..Læg mærke til at konens to-do liste til mig ved et “uheld” helt er slettet…..ups….)

“To-do liste”-fælden

Det er helt sikkert forkert, at kalde det for “To-do liste”-fælden, og det er fordi, at der er er mere end én faldgrube/fælde.

Gør det nemme – fælden

Der findes ikke noget bedre end at strege en masse ting ud eller sætte flueben på To-do-listen. Derfor er det nemt at falde i, og lave en masse små hurtige opgaver og sætte en masse hurtige krydser og bilde os selv ind, at vi er MEGA effektive. Et godt råd er: Prioritering af opgaverne eller som jeg har oplevet flere have succes med: Start med det sværeste først.

Tilbagevendende opgaver – fælden

Tilbagevendende opgaver kan godt støje en del på din “to-do-liste”. Jeg oplever, at de nærmest dræner mig for energi, og gør listen uoverskueligt. Smid dem i din kalender – uanset om de er tidsmæssigt små eller store opgaver.

Den mest oversete fælde er.......

Den mest overset fælde er "For mange lister"-fælden.....

Har du prøvet, at tælle hvor mange steder du skriver dine opgaver ned eller op ?

Her er de steder jeg hører oftest:

  • Hovedet (husker dem)
  • I indbakken (mails)
  • Post-it (gule sedler)
  • Noter
  • Notesbog
  • Papirblok
  • To-do-liste
  • Tasken
  • Lean-tavlen
  • Skrivebordet
  • Referater
  • Kalenderen
  • Trello
  • Microsoft Planner
  • Opgavelisten (outlook)

Fælles for alle jeg spørger, er at de ikke har et samlet overblik - men at opgaverne er skrevet ned mange forskellige steder. 
Med andre ord: Du mister overblikket, når du har travlt !

Sig Nej – fælden

Nu må jeg endelig ikke glemme at give dig det – for mig – vigtigste fif : “Lær at sige NEJ på en god måde”.

Som jeg skrev i starten  – DU kan ikke nå alt ! –  så lær at prioriterer og lær at sige nej.

Siger du ja til alt – og skriver du alt op – på din to-do liste bliver du ramt at det jeg kalder “Sig Nej”-fælden.
Det bliver en liste så lang, at bare det at du tænker på den eller kigger på den gør dig træt og stresset…..
–>> Så for din egen skyld (og dem du omgås) – sig nej til opgaver du ikke kan/vil udføre !
 

Erik Serup

De bedste hilsner

Erik

PS: Jeg glemte helt at fortælle dig: Opgaver som kan laves på 2-5 minutter laver jeg med det samme, hvis jeg har tid – ellers kommer de på min to-do liste eller i min kalender.

Tilmeld dig nyhedsbrevet